MS Access y MS Excel - Qué hacer cuando clasificación no funciona
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Resumen:
En Microsoft Access y Microsoft Excel es muy fácil de ordenar las columnas de texto o números. Ambos programas nos proveen con los botones de la barra de herramientas que permiten ya sea ascendente clase (1 ... 999) o de tipo descendente (999 ... 1). El botón ascendente tiene un color azul "A" por encima de un rojo "Z" con una flecha apuntando hacia abajo a la derecha de las 2 cartas. El botón descendente tiene un rojo "Z" por encima de un azul "A" con una flecha apuntando hacia abajo a la derecha de las 2 cartas. Simplemente coloque el cursor en el c. ..
Palabras clave:
MS Access, MS Excel, ordenar, clasificar, Microsoft Access
Cuerpo del artículo:
En Microsoft Access y Microsoft Excel es muy fácil de ordenar las columnas de texto o números. Ambos programas nos proveen con los botones de la barra de herramientas que permiten ya sea ascendente clase (1 ... 999) o de tipo descendente (999 ... 1). El botón ascendente tiene un color azul "A" por encima de un rojo "Z" con una flecha apuntando hacia abajo a la derecha de las 2 cartas. El botón descendente tiene un rojo "Z" por encima de un azul "A" con una flecha apuntando hacia abajo a la derecha de las 2 cartas. Simplemente coloque el cursor en la columna que desea ordenar y haga clic una vez en el botón correspondiente.
Como dije en ese primer párrafo, este funciona muy bien para el texto o números. Los retos comienzan cuando se desea ordenar texto y números. Éstos son dos ejemplos simples de la vida real. (NOTA: el resto de este artículo se supone que queremos orden ascendente)
Ejemplo 1: Los números de pieza. En un equipo, que es lo primero?
- W4
- W39
- W212
Ejemplo 2: Direcciones. En un equipo, que es lo primero?
- 4 Main Street
- 39 Main Street
- 212 Main Street
En ambos casos, los tipos equipo que frente a la manera de un ser humano normalmente quieren que ordenados. El ser humano busca automáticamente en toda la cadena de caracteres y clases con un algoritmo más complejo que la lógica de ordenar un programa de computación básica, por ejemplo, que se encuentra en Access y Excel. Para una computadora, 2 viene antes de las 4, las clases para W212 antes W4.
Vamos a examinar el problema Números de primera.
Si es posible, las piezas están numeradas manera normalizada, para que todos los números de parte tienen el mismo número de caracteres. En nuestro ejemplo, el uso y W000004 W000039 y W000212. Este esquema permite a 999.999 números de pieza única y se ordena la forma en que se espera que para ordenar.
Si ya es demasiado tarde, y no se puede crear el patrón requerido, a continuación, crear un nuevo campo en Access o una nueva columna en Excel, y lo llaman PartNumberSortable. A continuación, en Access, crear una consulta que convierte todos los números de referencia existente a una versión ordenar. Será una consulta de actualización con la lógica de actualización de esta colocado en la columna PartNumberSortable en la consulta:
izquierda ([número de la pieza], 1) y formato (medio ([número de la pieza], 2), "000000")
Todos los informes y consultas pueden ahora seguir a su lista de números de piezas tradicionales, pero pueden ser ordenados por el nuevo campo, PartNumberSortable, que quedaría oculto. También tendría que modificar cualquiera de sus formas de entrada de datos y rutinas para que se genere el nuevo campo de forma automática.
En Excel puede crear una fórmula para la nueva columna. Aquí está uno que funcione.
Esta fórmula supone que el número de pieza original se encuentra en la columna A.
El problema de la dirección? Más complicado. Voy a hacer frente a una que en otro artículo. Mientras tanto, para obtener más consejos de MS Access como este,
PD Todos los ejemplos fueron procesados en un equipo con MS Office 2000, las nuevas versiones de Access y Excel puede trabajar un poco diferente, o tener capacidades de tipo más inteligente.
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